سرویس استعلام شرکت‌ها؛ راهکاری پیشرفته برای شناخت بهتر شریک تجاری
اغلب شرکت‌هایی که فعالیت اقتصادی دارند یا خدمات مالی و بانکی ارائه می‌دهد،در چارچوب‌هایی از پیش تعیین شده و به منظور کاهش ریسک‌های ناخواسته، اقدام به شناسایی کاربران خود می‌کند. الزام به «شناسایی» زمانی جدی‌تر می‌شود که شرکت مورد نظر خدمات یا سرویس‌های خود را به صورت آنلاین به کاربران یا مشتریانش ارائه دهد.
شناسایی کاربران در زمره KYC یا Know Your Customer جای می‌گیرد که به منظور مصون ماندن از ریسک‌های ناخواسته یا تقلیل آن، یکی از مهمترین مواردی است که کسب وکارها برای حفظ امنیت و ارائه خدمات به صورت آنلاین می‌بایست رعایت کنند.
حال تصور کنید که یک شرکت نه تنها خدمات مالی و بانکی به کاربرانش ارائه می‌دهد، بلکه به منظور افزایش سطح کیفیت خدمات با شرکت‌هایی نیز همکاری می‌کند.
تحت چنین شرایطی شناسایی شریک چگونه میسر می‌شود؟ آیا چارچوبی برای این کار وجود دارد؟
پاسخ به این سوال ساده است؛ شرکت‌ها نیز در چارچوب خاص و با بهره‌مندی از ابزارهایی ویژه، می‌توانند شرکای خود را بشناسند. در واقع سازمان‌ها ملزم به استفاده از آن «چارچوب‌ها» هستند تا با اقداماتی سختگیرانه‌تر شرکای خود را شناسایی کنند. اما اگر همکاری فی‌مابین، مالی باشد، اقدامات سختگیرانه، شدیدتر خواهند بود؛ چه کسی هدایت شرکت مورد شراکت را در دست دارد؟ هیئت مدیره شامل چه افرادی می‌شود؟ هویت سهامداران و ذی‌نفعان چیست؟ وضعیت مالی و مالیاتی شرکت به چه صورت است؟ تنها بخشی از آن «چارچوب» خاص برای شناسایی است که همگی در یک فرآیند انطباق جای می‌گیرد که به نام KYB یا know your business شناخته می‌شود.
KYB شامل تمام فرآیندهایی می‌شود که انجام آن‌ها از ریسک‌های مالی و اعتباری ناخواسته جلوگیری کرده و می‌تواند جرائم مالی را به شدت کاهش دهد. این امر در نهایت به افزایش امنیت و ایمنی در شراکت منجر می‌شود.
فرآیندهای KYB به گونه‌ای طراحی شده‌اند که کسب و کارها را برای شناسایی بهتر شرکای‌شان، توانمند می‌کنند و با به‌کارگیری آن‌ها می‌توانند متوجه شوند که مخاطرات مالی شریک تجاری چقدر است؟ آیا استانداردهای لازم برای مبارزه با پولشویی یا مقابله با جرائم مالی ناخواسته را رعایت کرده است؟
جیبیت با ارائه سرویس‌های KYB راه را برای شناخت بهتر شرکت‌های حقوقی، هموار کرده است. استعلام شرکت‌ها یکی از آن سرویس‌ها به‌شمار می‌رود که با دادن اطلاعاتی همچون وضعیت مالی، مالیاتی، بازبینی، تاریخ آخرین تغییرات، شماره ثبت شرکت، نام اعضای هیئت مدیره و سهامداران، به سازمان استعلام‌گیرنده، شناسایی بهتر ریسک‌ها را ممکن و مدیریت و کنترل آن‌ها را تسهیل می‌کنند.
شناسایی کسب و کار چیست؟
KYB یا همان شناسایی کسب و کار، رویکردی بررسی‌مآبانه دارد که در ورای آن می‌توان نسبت به شناخت شریک تجاری اقدام کرد و شامل تمام مراحلی می‌شود که یک شرکت یا سازمان از نقطه نظر حقوقی مورد بررسی قرار گرفته و اطلاعاتی نظیر وضعیت مالی، وضعیت مالیاتی و حتی آخرین تغییراتش صحت‌سنجی می‌شود.
فرآیندهای KYB برای آن دسته از کسب و کارهایی که وابستگی زیادی به شرکای خود دارند، موثرترین گزینه برای شناسایی بهتر است؛ بدون ارائه گزارش‌های مکتوب، به اطلاعات مهم دست پیدا کرده و با آن هویت طرف تجاری را تایید کنند.
چرا شناسایی کسب و کار مهم است؟
اهمیت شناسایی کسب و کار را شاید بتوان در چند سوال مطرح کرد؛ آیا شرکتی که خواهان شراکت یا استفاده از سرویس و خدمتی خاصی هست، واقعی است یا تنها روی کاغذ وجود دارد؟ آیا افرادی هدایت‌کننده آن، سابقه سفید دارند یا به برخی از آن‌ها اتهاماتی در راستای فعالیت‌های غیرقانونی وارد شده است؟
ممکن است مالکیت شرکت طرف تجاری تغییر کند یا حتی کنترل آن در دست افرادی خارج از ساختار سازمان باشد. در صورت بروز بحران میان طرفین درگیر شراکت، چه کسی تصمیم نهایی را اتخاذ می‌کند؟
اهمیت بهره‌مندی از روش‌هایی برای شناسایی طرف تجاری محدود به شناخت «افراد» یا «ساختار سازمان» نمی‌شود بلکه صحت‌سنجی داده‌هایی مانند «اطلاعات مالی» و «وضعیت بازبینی» و بررسی مواردی همچون «وضعیت ورشکستگی» و «آخرین تغییرات» را نیز در بر می‌گیرد.
شناخت شریک تجاری چگونه ممکن می‌شود؟
برای شناخت بهتر کسب و کارها دو گام لازم است؛ در گام نخست صرفا به بررسی وجود شرکت به عنوان یک نهاد حقوقی و فعالیت‌های آن در چارچوب قانون پرداخته می‌شود. در این گام اطلاعاتی نظیر شماره ثبت، آدرس پستی همچنین جزئیاتی درباره ساختار مالکیت و صورت‌های مالی آن مورد بررسی قرار می‌گیرد. شرکت‌ها با بررسی اطلاعات مالی و هویتی شرکت طرف قرارداد خود می‌توانند اطمینان حاصل کنند که شرکت مورد نظر وجود خارجی دارد و فعالیت‌هایی را در چارچوب قانون و به صورت مشروع انجام می‌دهد.
طی کردن گام نخست، لازم اما ناکافی است؛ با بررسی اطلاعات شرکت تنها می‌توان به ماهیت آن پی‌برد اما نمی‌توان درک درستی از افراد شاغل در آن همچنین تصمیم‌سازان داشت. بنابراین گام دیگری برای بررسی وضعیت شرکت‌ها در نظر گرفته می‌شود و آن تایید اطلاعات هویتی افراد سازمان است.
پس از تایید اطلاعات اولیه شرکت مورد نظر، می‌توان اطلاعات دست‌اندرکاران آن مانند اعضای هیئت مدیره، سهامداران، بازرسان، ذی‌نفعان و هر فردی که مسئولیت حقوقی در آنجا دارد، را استعلام گرفت مطمئن شد که آیا افرادی که در آن مشغول به کار هستند، وجود خارجی دارند؛ این گام دوم می‌تواند اطلاعات هویتی افراد شاغل در شرکت را به استعلام‌گیرنده نشان دهد.
با این دو گام، شناسایی شریک تجاری و افراد تصمیم‌گیر در آن با اطمینان بالایی انجام شده و اطمینان نسبی خاصی از برقراری رابطه با آن صورت می‌گیرد.
استعلام شرکت‌ها برای چه کسب و کارهایی لازم و ضروری است؟
بانک‌ها، موسسات مالی و اعتباری در یک چارچوب قانونی مستحکم و خاص ملزم به تکمیل فرآیندهای شناسایی و تایید شرکت یا سازمان مورد همکاری هستند. شرکت‌های فین‌تک و رمزارزی‌ها نیز می‌بایست شریک خود را به منظور کاهش ریسک‌های اعتباری ناخواسته، بشناسند.
البته استفاده از مکانیزم‌های KYB محدود به آن‌ها نمی‌شود و هر کسب و کاری که بخواهد اعتماد و ایمنی مالی را در همکاری با شریکش ایجاد کند، افزایش دهد یا بروز تقلب احتمالی را به حد قابل توجهی کاهش دهد، از الزامات KYB استفاده می‌کند. شرکت‌های بیمه، پلتفرم‌های ارائه‌دهنده وام همچنین صندوق‌های بازنشستگی از جمله استفاده‌کنندگان دیگر مکانیزم‌های KYB هستند.
یکی دیگر از کارکردهای سرویس‌های مرتبط با KYB مطابقت دادن اطلاعات شرکت با آن چیزی است که در اسناد فیزیکی وجود دارد.
به‌عنوان مثال در صورت‌های مالی ممکن است داده‌های بسیار زیادی برای عقد قرارداد مورد نیاز باشد که دسترسی به تمام آن‌ها به صورت یکجا میسر نخواهد بود. در این صورت، شرکت‌ها با استعلام اطلاعات مورد نیاز و دریافت آن‌ها، می‌تواند قرارداد بدون نقصی تدوین کند.
شناسایی کسب و کار به واسطه سرویس «استعلام اطلاعات حقوقی شرکت»
جیبیت با ارائه سرویس استعلام شرکت‌ها به عنوان یکی از زیرمجموعه‌های «سرویس‌های استعلامی»، کسب و کارها را در شناسایی شرکای تجاری‌شان یاری می‌کند. این سرویس از آن جهت می‌تواند مفید باشد که با تنها داشتن «شناسه ملی شرکت» به عنوان داده ورودی، طیف وسیعی از داده‌های خروجی، شامل اطلاعات مالی، وضعیت بازبینی، مالیاتی، تعلیق و ورشکستگی همچنین اطلاعات اعضای تصمیم‌گیر شرکت، مانند هیئت مدیره، سهامداران، ذی‌نفعان را به استعلام‌گیرنده باز می‌گرداند. شماره و تاریخ ثبت، تاریخ آخرین تغییرات، تاریخ ورشکستگی، تاریخ تاسیس آدرس ثبتی و کدپستی از جمله موارد دیگری است که به عنوان داده‌های خروجی نشان داده می‌شود.
این سرویس استعلامی به عنوان راهکاری برای KYB در نظر گرفته شده و علاوه بر تنوع بالای اطلاعات خروجی به استعلام‌گیرنده، می‌تواند ریسک‌های ناخواسته در شراکت فی‌مابین سازمان‌ها را تا حد زیادی کاهش دهد.